Una «Apostilla» es un certificado autenticando el origen de un documento público (por ejemplo, certificado de nacimiento, de matrimonio o de defunción, un informe policíaco, una resolución judicial, un extracto de un registro público, o una certificación notarial). Las apostillas son emitidas en un país para ser utilizadas por otro país donde ambos son partes del Convenio de La Haya de 1961, también conocida como la Convención de la Apostilla.
La Apostilla consiste en certificar que la firma y el sello de un documento público ha sido puesto por una autoridad competente. Este proceso, al igual que la autenticación (legalización), únicamente certifica la firma o el sello que muestra el documento fue emitido por un funcionario público en ejercicio de sus funciones, pero no certifica la validez del contenido del mismo. Esto permite que un documento nacional sea reconocido en un país extranjero.
La mayoría de los países forman parte de la Convención de la Apostilla de 1961. Actualmente hay 92 miembros. Sin embargo, si tiene dudas sobre si su país o el país que desea proporcionar los documentos apostillados son miembros, vaya a la página web (www.hcch.net), para ver cuáles son los países pertenecientes a este convenio.
La Apostilla sólo puede ser expedida por una autoridad competente designada por el Estado, en cuyo territorio el documento público se haya ejecutado.
Los Estados Unidos de América tiene tres niveles de autoridades competentes para expedir el certificado de apostilla. La Oficina de Autenticación del Departamento de Estado pone las apostillas a los documentos emitidos por las agencias federales de los Estados Unidos.
El Departamento de Estado de EE.UU., Oficina de Asuntos Consulares, Servicios de Pasaportes, Sección de Registros Civil fijan las apostillas a los Reportes Consulares de Nacimiento, Defunción y Matrimonio de los ciudadanos de los EE.UU. en el extranjero y certificados de nacimiento y defunción expedidos originalmente por el Gobierno de la Zona del Canal de Panamá entre 1904 y 1979.
Los Secretarios y los Secretarios Adjuntos de los Tribunales Federales de los Estados Unidos están autorizados a emitir apostillas en documentos expedidos por esos tribunales. Como una alternativa, el Departamento de Justicia de EE.UU., puede autenticar el sello de la corte federal y la Oficina de Autenticaciones del Departamento de Estado entonces colocará una apostilla en ese sello.
Los documentos públicos expedidos por los estados de los EE.UU., el Distrito de Columbia y otras jurisdicciones de EE.UU. pueden ser legalizados con una apostilla por las autoridades designadas en cada jurisdicción, por lo general la Oficina del Secretario de Estado.
Canadá no firmó el Convenio de la Apostilla de 1961, así que no es posible obtener una apostilla en Canadá. Por lo tanto, usted debe dirigirse a la Embajada o el consulado de Panamá más cercano para obtener los documentos autenticados.
El Ministerio de Relaciones Exteriores de Panamá es la autoridad competente para apostillar documentos públicos panameños y documentos notariados al autenticar el notario público como legítimo. El Ministerio de Relaciones Exteriores está ubicado en Plaza Edison en la ciudad de Panamá.